Wie etablieren Bibliotheken Services rund um das wissenschaftliche Publizieren an ihren Einrichtungen? Welche Strategien wenden sie an, um Informationen über die Veröffentlichungen ihrer Universität oder Forschungseinrichtung möglichst vollständig zentral zusammenzuführen? Diese Fragen diskutierten über 100 Bibliotheks-Kolleg*innen aus fast ebenso vielen Wissenschaftseinrichtungen beim DEAL Praxis-Austausch, den die MPDL Services GmbH am 13. April als Zoom-Veranstaltung organisierte.

Relevant ist das Thema des effektiven Publikationsmanagements nicht zuletzt vor dem Hintergrund der neu aufgesetzten DFG-Förderlinie „Open Access Publikationskosten“. Nicht nur kann das Programm jetzt auch von außeruniversitären Wissenschaftseinrichtungen genutzt werden; neu ist ebenfalls, dass es neben dem goldenen Open Access-Weg gleichfalls die Finanzierung des hybriden Publizierens im Rahmen von Transformationsverträgen unterstützt. Damit ist die neue Förderlinie für alle DEAL-Einrichtungen eine Option, um eventuelle Risiken des Übergangs von Subskription nach Open Access abzufedern. Entsprechend gaben bei der Registrierung zur Veranstaltung zwei Drittel der Teilnehmer*innen an, einen DFG-Antrag vorzubereiten, und auch an den Einrichtungen im verbleibenden Drittel wurde die Antragstellung zumindest erwogen.

Nach kurzen Impulspräsentationen von Agathe Gebert (GESIS) und Bernhard Mittermaier (FZ Jülich) zum Open-Access Monitor tauschten sich die Teilnehmer*innen in Breakout-Gruppen zu jeweils 8-10 Personen über die Vorgehensweisen, Tools und Prozesse aus, mithilfe derer sie das Publikationsmanagement an ihren Einrichtungen gestalten. Mit Erleichterung wurde festgestellt, dass offenbar überall „mit Wasser gekocht wird“ und die Herausforderungen sehr ähnlich sind – angefangen bei der grundsätzlichen Frage, wie man es schafft, die Bibliothek als zentrale Anlaufstelle für das institutionelle Publikationsmanagement zu etablieren bis hin zu den eingesetzten Tools zur Unterstützung der Publikationsverwaltung. Eine besondere Komplexität stellt derzeit das Eruieren von publikationsrelevanten Informationen aus Buchungs- und Haushaltssystemen dar. Die Finanzbuchhaltung ist oft die einzige Quelle, um herauszufinden, welche Ausgaben es seitens der Publizierenden für hybrides Open Access außerhalb von Transformationsverträgen gegeben hat, oder um zu ermitteln, ob Zahlungen für Farbabbildungen, Überlänge, oder für sonstige nicht Open Access-relevante Gebühren an die Verlage stattgefunden haben.

In einer zweiten Breakout-Runde sammelten die Gruppen schließlich Lösungsansätze. Welche Verfahren und Strategien haben sich bewährt? An welcher Einrichtung kommen welche Tools zum Einsatz? Hier zeigte sich, dass den Bibliotheken ihr Wissen über Recherchetechniken, Datenbanken und Verlagszusammenhänge zugutekommt und häufig vielfältige Quellen genutzt werden. Neben den Alertfunktionen der Datenbanken kommen auch hausinterne Formulare zum Einsatz, über die Wissenschaftler*innen die Angaben zu ihren Publikationen an die Bibliothek weiterleiten. Zielführend sind auch Services, die den Wissenschaftler*innen die Nachnutzung von Publikationslisten, z. B. auf ihren persönlichen Websites oder Profilseiten, ermöglichen. Sie bieten Anreize für einen regelmäßigen Austausch mit der Bibliothek.

Die Ergebnisse aus beiden Sessions haben wir nach Themen geclustert und in einer Matrix zusammengestellt. Wo es beispielhafte Lösungen an einer oder mehreren Einrichtungen gab, haben wir diese jeweils aufgeführt.

Fazit: Ob One-Person-Library oder Unibibliothek: Die Publikationsverwaltung ist nahezu überall ein fester Bestandteil des Serviceportfolios von Bibliotheken. Im Vordergrund steht mehr und mehr nicht nur der reine Nachweis der Publikationsleistung einer Einrichtung (z. B. in der Hochschulbibliographie), sondern – im Zuge der Open-Access-Transformation – vor allem die Finanzierung. Dadurch werden die kontinuierliche und systematische Erfassung und der Ausbau von Services für die Publizierenden immer wichtiger.

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